W świecie cyfrowej transformacji, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi kolejny krok w kierunku uproszczenia i usprawnienia procesów biznesowych. Wprowadzony w 2022 roku, Krajowy System e-Faktur oferuje podatnikom nowoczesne i elastyczne rozwiązania w zakresie fakturowania. Ale co dokładnie kryje się za tą innowacją?

Krajowy System e-Faktur – wprowadzenie

Obraz StartupStockPhotos

Krajowy System e-Faktur, znany również jako KSeF, stanowi ważny krok w procesie cyfryzacji i uproszczenia systemu fakturowania w Polsce. Jego historia rozpoczyna się od zmian w zasadach fakturowania, które zostały wprowadzone na mocy ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (dalej jako ustawa zmieniająca z 29 października 2021 r.).

Celem wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur było nie tylko dostosowanie się do nowoczesnych standardów cyfrowych, ale również zapewnienie większej przejrzystości i efektywności w procesie fakturowania. System ten umożliwia szybsze i bardziej efektywne wystawianie faktur, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji podatkowej. Wprowadzenie KSeF to odpowiedź na potrzeby rynku oraz dążenie do uproszczenia i usprawnienia procesów związanych z fakturowaniem w Polsce.

Warto zaznaczyć, że Krajowy System e-Faktur jest elementem szerszej strategii cyfryzacji administracji i gospodarki w Polsce, mającej na celu ułatwienie obywatelom i przedsiębiorcom korzystania z usług publicznych w sposób elektroniczny.

Zmiany w zasadach wystawiania faktur w 2023 roku

Rok 2022 przyniósł istotne zmiany w zakresie wystawiania faktur, które zostały wprowadzone ustawą z 29 października 2021 r. Poniżej przedstawiamy kluczowe modyfikacje oraz ich wpływ na proces fakturowania:

1. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF): Najbardziej znaczącą zmianą była inauguracja Krajowego Systemu e-Faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej bezpośrednio przez system, co przyspiesza proces i zwiększa jego efektywność.
2. Obowiązek korzystania z e-faktur: Wprowadzenie KSeF wiązało się z obowiązkiem korzystania z faktur elektronicznych dla wybranych grup podatników. To oznacza, że tradycyjne faktury papierowe zaczynają być stopniowo wypierane przez wersje cyfrowe.
3. Automatyczna weryfikacja faktur: Krajowy System e-Faktur umożliwia automatyczne sprawdzanie poprawności wystawianych faktur, co minimalizuje ryzyko błędów i nieścisłości.
4. Bezpieczeństwo i archiwizacja: Faktury wystawiane za pośrednictwem KSeF są bezpiecznie przechowywane w chmurze, co zapewnia ich długoterminową archiwizację oraz łatwy dostęp w każdym momencie.
5. Integracja z innymi systemami: Krajowy System e-Faktur został zaprojektowany tak, aby mógł być łatwo zintegrowany z innymi systemami księgowymi i finansowymi, co ułatwia przedsiębiorcom zarządzanie swoimi finansami.

Podsumowując, zmiany wprowadzone ustawą z 29 października 2021 r. znacząco wpłynęły na proces fakturowania w Polsce. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oraz związane z nim modyfikacje uczyniły proces wystawiania faktur bardziej nowoczesnym, efektywnym i zgodnym z trendami cyfryzacji na świecie.

Wybór metody fakturowania na 2023 rok

W obliczu nowych regulacji dotyczących fakturowania w Polsce, przedsiębiorcy stają przed wyborem odpowiedniej metody wystawiania faktur. Poniżej przedstawiamy porównanie trzech dostępnych metod: faktur papierowych, „zwykłych” e-faktur oraz e-faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Podsumowując, każda z metod fakturowania ma swoje zalety i wady. Wybór odpowiedniej metody zależy od indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy oraz od wymagań kontrahentów. Niemniej jednak, z uwagi na korzyści płynące z e-fakturowania, w szczególności za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, warto rozważyć przejście na cyfrowe metody wystawiania faktur.

Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza nowoczesne rozwiązania w zakresie wystawiania faktur elektronicznych. Jednym z kluczowych elementów korzystania z tego systemu jest proces uwierzytelnienia, który gwarantuje bezpieczeństwo i pewność transakcji. Uwierzytelnianie nie jest dużym problem, ale zawsze można zlecić to zadanie w ramach prowadzenia księgowości.

Proces uwierzytelnienia w KSeF

Aby móc w pełni korzystać z funkcjonalności KSeF, podatnik musi przejść proces uwierzytelnienia. Po pomyślnym uwierzytelnieniu, użytkownik uzyskuje dostęp do różnych funkcji systemu, takich jak przeglądanie, wystawianie oraz otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Dodatkowo, system umożliwia przesyłanie faktur w formacie XML lub konwersję do formatu PDF.

Nie tylko podatnicy, ale również inne podmioty uprawnione przez nich, takie jak biura rachunkowe czy konkretne osoby fizyczne, mogą korzystać z KSeF. Aby to zrobić, muszą również przejść proces uwierzytelnienia.

Metody uwierzytelnienia

Zgodnie z aktualnymi przepisami, dostępne są cztery główne metody uwierzytelnienia w systemie KSeF:

1. Kwalifikowany podpis elektroniczny: Jest to najbardziej zaawansowana forma uwierzytelnienia, zapewniająca wysoki poziom bezpieczeństwa.
2. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna: Stosowana głównie przez instytucje i organizacje, gwarantuje autentyczność dokumentu.
3. Podpis zaufany: Alternatywna metoda uwierzytelnienia, również zapewniająca pewność transakcji.
4. Token wygenerowany przez Krajowy System e-Faktur: Jest to unikalny ciąg znaków alfanumerycznych, który służy do jednorazowego uwierzytelnienia w systemie.

Warto dodać, że w przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych, które nie zawierają NIP-u ani PESEL-u podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu specyficznych danych identyfikujących ten podpis na dedykowanym formularzu.

Korzyści z uwierzytelnienia

Uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur zapewnia:

• Bezpieczeństwo transakcji i ochronę danych.
• Pewność, że faktura zostanie wystawiona i otrzymana przez uprawniony podmiot.
• Szybki i łatwy dostęp do wszystkich funkcji systemu.

Uwierzytelnienie w KSeF jest kluczowym elementem korzystania z systemu, gwarantującym bezpieczeństwo i efektywność procesu fakturowania. Dzięki różnym dostępnym metodom uwierzytelnienia, każdy podatnik może wybrać najbardziej odpowiednią dla siebie opcję.

Jakie dokumenty można wystawiać w KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej, co znacząco ułatwia proces fakturowania dla wielu podatników. Niemniej jednak, nie wszystkie dokumenty mogą być wystawiane w tym systemie. Poniżej przedstawiamy wyjaśnienie, które faktury i dokumenty można wystawiać za pomocą KSeF, a które muszą być wystawiane poza systemem.

Dokumenty wystawiane w Krajowy System e-Faktur

Aby dokładnie określić, jakie dokumenty można wystawiać w KSeF, warto odwołać się do wzoru faktury ustrukturyzowanej. Elementy obligatoryjne tego wzoru odzwierciedlają zakres danych wynikający z art. 106e ustawy o VAT. Wzór ten został udostępniony przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych na elektronicznej platformie usług administracji publicznej, zgodnie z art. 106nc ust. 3 ustawy o VAT.

Dokumenty, których nie wystawia się w Krajowy System e-Faktur

Istnieją pewne wyjątki i specyficzne przypadki, które decydują o tym, że niektóre dokumenty nie mogą być wystawiane w KSeF. Zasadniczo, takie faktury cechuje jedna z dwóch właściwości:

1. Odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru identyfikującego sprzedawcę lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy.
2. Dokument jest wystawiany przez nabywcę.

Uprawnienia podatnika w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) oferuje podatnikom szeroki zakres uprawnień, które pozwalają na efektywne korzystanie z systemu. Poniżej przedstawiamy omówienie uprawnień, jakie mają podatnicy korzystający z KSeF oraz jakie podmioty mogą z tych uprawnień korzystać.

Uprawnienia podatnika w KSeF

Krajowy System e-Faktur (KSeF) oferuje podatnikom szeroki zakres uprawnień, które pozwalają na efektywne korzystanie z systemu. Poniżej przedstawiamy omówienie tych uprawnień oraz podmiotów, które mogą z nich korzystać.

1. Nadawanie uprawnień innym podmiotom:
   • Podatnik: Jako główny użytkownik systemu, podatnik ma prawo nadawania uprawnień innym podmiotom.
   • Osoba fizyczna wskazana przez podatnika: Podatnik może wskazać konkretną osobę fizyczną, która będzie miała określone uprawnienia w systemie.
   • Podmioty określone w art. 106c ustawy: Do tych podmiotów należą organ egzekucyjny i komornik sądowy.
   • Osoba fizyczna wskazana przez organ egzekucyjny lub komornika sądowego: Te osoby mogą korzystać z systemu na podstawie uprawnień nadanych przez organ egzekucyjny lub komornika sądowego.
2. Wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych:
   • Podatnik: Ma pełne uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur ustrukturyzowanych.
   • Osoba fizyczna wskazana przez podatnika: Może wystawiać lub mieć dostęp do faktur na podstawie uprawnień nadanych przez podatnika.
   • Podmiot wskazany przez podatnika: Podatnik może wskazać konkretny podmiot, który będzie miał określone uprawnienia.
   • Osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika: Te osoby mają uprawnienia nadane przez podmiot wskazany przez podatnika.
   • Podmioty określone w art. 106c ustawy: Organ egzekucyjny i komornik sądowy mają dostęp do faktur ustrukturyzowanych.
   • Osoba fizyczna wskazana przez organy egzekucyjne lub komornika sądowego: Mogą one korzystać z systemu na podstawie uprawnień nadanych przez organ egzekucyjny lub komornika sądowego.
3. Wystawianie faktur w imieniu i na rzecz podatnika (samofakturowanie):
   • Wskazany przez podatnika nabywca: Może wystawiać faktury w imieniu i na rzecz podatnika.
   • Podmioty uprawnione przez nabywcę: Mogą one wystawiać faktury ustrukturyzowane na podstawie uprawnień nadanych przez nabywcę.

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur oferuje podatnikom szeroki zakres uprawnień, które pozwalają na efektywne korzystanie z systemu. Dzięki temu podatnicy mają pewność, że ich faktury są wystawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami i są bezpieczne.

Proces wystawiania i doręczania e-faktur w KSeF

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przyniosło wiele zmian w zakresie wystawiania i doręczania faktur elektronicznych. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis tego procesu, od momentu wystawienia faktury, przez jej weryfikację, aż po otrzymanie przez odbiorcę.

1. Wystawienie faktury: Po przygotowaniu faktury przez podatnika, jest ona przesyłana do KSeF w celu jej weryfikacji.
2. Weryfikacja faktury: Po przesłaniu faktury do KSeF, system dokonuje jej weryfikacji w oparciu o wzór udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Weryfikacja ma na celu sprawdzenie, czy faktura spełnia wszystkie wymagane kryteria.
3. Przydzielenie numeru identyfikującego: Po pozytywnej weryfikacji faktury, Krajowy System e-Faktur przydziela jej unikalny numer identyfikujący w systemie, który jest oznaczony datą i czasem. Ważne jest, aby zrozumieć, że numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF ma charakter systemowy i nie jest tożsamy z numerem faktury, który stanowi jeden z jej elementów.
4. Doręczanie faktury: Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Natomiast za otrzymaną jest uznawana w dniu przydzielenia jej w systemie numeru identyfikującego. Odbiorca musi jednak wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF.

Ważne zmiany w zasadach fakturowania:

Jedną z kluczowych zmian wprowadzonych w zasadach fakturowania jest fakt, że nowe zasady mają zastosowanie także do czynności dokonanych przed 1 stycznia 2022 roku. Dotyczy to sytuacji, w których termin wystawienia faktury upływa po 31 grudnia 2021 roku. Oznacza to, że nawet jeśli czynność została dokonana w 2021 roku, ale faktura miała być wystawiona w 2022 roku, obowiązują ją nowe zasady fakturowania.

Podsumowując, Krajowy System e-Faktur wprowadził nowoczesne i efektywne rozwiązania w zakresie wystawiania i doręczania faktur elektronicznych. Dzięki temu proces fakturowania stał się bardziej przejrzysty i zautomatyzowany.