„Jak wybrać biuro rachunkowe?” – to pytanie zadają sobie nie tylko te osoby, które stają przed tym niezwykle ważnym wyborem po raz pierwszy, ale również ci z nas, którzy mają już za sobą negatywne przejścia z miejscami tego typu. Jak się okazuje – biuro rachunkowe w żadnym razie nie powinno być wybierane z przypadki, a na podjęcie finalnej decyzji o nawiązaniu współpracy z konkretnym miejscem i ludźmi w nim pracującym, warto jest poświęcić nieco czasu. Kiedy wybór biura rachunkowego staje się koniecznością? Przede wszystkim wtedy, kiedy zakładamy własną działalność gospodarczą, kiedy nie posiadamy wystarczającej wiedzy w zakresie księgowości, która umożliwiłaby nam samodzielne utrzymywanie ładu w sprawach związanych z rachunkowością i księgowością oraz kiedy zmieniają się przepisy, a my chcemy wciąż być na bieżąco.

Biuro rachunkowe – na co zwrócić uwagę przy jego wyborze?

Wybierając biuro rachunkowe, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów – takich jak:

Doświadczenie i kompetencje księgowego – wiedza i doświadczenie osób pracujących w biurze to podstawa! Wybierając miejsce, z którym nawiążemy współpracę, upewnijmy się, że zatrudnia ono osoby, które posiadają odpowiednią wiedzę i kompetencję – jakie realne będą mogły wesprzeć nas w codziennych działaniach biznesowych. Sprawdźmy czy wybrane przez nas biuro rachunkowe posiada doświadczenie w prowadzeniu księgowości takich przedsiębiorstw, które są zbliżone do naszego – chociażby pod kątem wielkości czy rodzaju opodatkowania.

Certyfikację doradców – dobrze jest, kiedy pracujący w biurze księgowi i doradcy, posiadają odpowiednie certyfikaty – wydawane przez Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Jeśli biuro należy do renomowanej organizacji zawodowej – możemy czuć się bezpieczni, „oddając” mu sprawy swojej firmy.

Bogatą ofertę – zadbajmy o to, aby biuro, na które się decydujemy, posiadało bogatą, dopasowaną do naszych potrzeb ofertę. Poszukujmy nie tylko podstawowych działań – takich jak prowadzenie ksiąg rachunkowych czy ewidencja ZUS i VAT – ale również mniej standardowych usług (między innymi sporządzania sprawozdań wymaganych przez Narodowy Bank Polski, dokumentów finansowych, pomocy w zakładaniu i likwidacji wszelkich form działalności gospodarczej, rozliczania dotacji).

Cennik – decydując się na współpracę z konkretnym biurem, sprawdźmy ceny jego usług. Pamiętajmy jednak, że najtaniej nie znaczy najlepiej – a często dzieje się wręcz przeciwnie. Zastanówmy się jaki dokładnie budżet możemy przeznaczyć na comiesięczne usługi księgowe oraz z jakich usług możemy skorzystać w ramach opłaty.

Opinie innych klientów – referencje osób, które korzystały już z biura, nad którym się zastanawiamy, mogą pomóc nam w podjęciu decyzji. Im bardziej pozytywne rekomendacje – tym bezpieczniej będziemy mogli czuć się wtedy, kiedy nawiążemy współpracę z nowym miejscem.

Oferta biura rachunkowego

Jakość komunikacji – możliwość kontaktu z księgowym jest bardzo ważna na co dzień – nie tylko wtedy kiedy zwracamy się do niego z konkretną sprawą, ale również na co dzień, kiedy potrzebujemy otrzymać odpowiedź na nurtujące nas pytanie czy rozwiać wątpliwości w danym aspekcie. Rozmawiając z księgowym na temat nawiązania współpracy, zapytajmy o to, jakiego rodzaju kontakt preferuje – telefoniczny, mailowy, czy też spotkania w biurze.

Bezpieczeństwo danych – sprawdźmy czy biuro rachunkowe dba o przestrzeganie przepisów, które dotyczą ochrony danych osobowych. Co więcej, ważne jest stosowanie konkretnych zabezpieczeń w zakresie ich przechowywania i przetwarzania dokumentów związanych z finansami. Jeśli jest to dla nas istotne – zapytajmy księgowego o to, w jaki sposób odbywa się archiwizacja dokumentacji oraz jakie procedury stosuje się w przypadku awarii systemu.

Umowa i warunki współpracy – klarowna, jasna dla obu stron umowa – uwzględniająca najważniejsze kwestie – to ważny element współpracy z biurem rachunkowym. Upewnijmy się na jakie konkretnie wsparcie możemy liczyć w ramach wspólnego działania, z jakich narzędzi korzysta księgowy oraz czy posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (w razie popełnienia błędu, który mógłby narazić nasze przedsiębiorstwo na stratę finansową).

Biuro rachunkowe – jaką rolę pełni w prowadzeniu firmy?

Biuro rachunkowe odgrywa kluczową rolę w prowadzeniu przedsiębiorstwa – głównie ze względu na wsparcie w zakresie:

Prowadzenia ksiąg rachunkowych – biuro rachunkowe zajmuje się prowadzeniem ksiąg rachunkowych, co obejmuje ewidencjonowanie wszystkich operacji finansowych (przychodów, kosztów, zakupów, sprzedaży, amortyzacji).

Prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów – w przypadku niewielkich firm, biuro może prowadzić uproszczoną księgowość, czyli księgę przychodów i rozchodów. Co więcej, biuro sporządza również niezbędne sprawozdania finansowe – bilans, rachunek zysków i strat i inne, prawnie wymagane raporty finansowe.

Obliczanie podatków – profesjonalne biuro rachunkowe oblicza należne podatki, takie jak chociażby podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT), podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) czy podatek VAT.

Przygotowywanie i składanie deklaracji podatkowych – korzystając ze wsparcia biura, możemy liczyć również na sporządzanie i składanie w imieniu firmy deklaracji podatkowych, z dbałością o przestrzeganie terminów oraz zgodnością z przepisami.

Obsługa dokumentacji pracowniczej – biuro rachunkowe może prowadzić pełną dokumentację kadrową, w tym umowy o pracę, listy płac, ewidencję czasu pracy oraz dokumentację związaną z ZUS – z czego chętnie korzystają przedsiębiorstwa, zatrudniające pracowników zarówno na umowę o pracę, jak i zlecenie czy o dzieło.

Rozliczenia z ZUS-em – biuro zajmuje się także obliczaniem i przekazywaniem składek na ubezpieczenia społeczne czy zdrowotne,  które firma musi odprowadzać za osoby w niej zatrudnione.

Doradztwo podatkowe – biuro rachunkowe może doradzać nam w zakresie optymalizacji podatkowej, wspierając firmę w legalnym zmniejszaniu obciążeń podatkowych oraz zwiększaniu rentowności.

Tworzenie planów finansowych – pomoc w planowaniu finansowym (w tym w przygotowywaniu budżetów, analizie kosztów i przychodów oraz prognozowaniu finansowym) ułatwia podejmowanie istotnych decyzji strategicznych, które mogą mieć realny wpływ na przyszłość przedsiębiorstwa.

Troska o zgodność z przepisami – profesjonalne biuro rachunkowe dba o przestrzeganie aktualnych przepisów prawnych oraz na bieżąco monitoruje zmiany, jakie zachodzą w prawie. Jeśli czeka nas kontrola podatkowa – może wesprzeć nas w przygotowaniu do niej, na przykład poprzez przygotowanie niezbędnej dokumentacji.

Minimalizowanie błędów – wiedza, kompetencje i doświadczenie księgowego, z którym współpracujemy, realnie minimalizuje ryzyko popełnienia błędów, co może uchronić nas przed wysokimi karami.

Raportowanie – niektóre biura rachunkowe oferują dostarczanie szczegółowych raportów oraz analiz, które pomagają w systematycznej ocenie kondycji finansowej firmy, co z kolei umożliwia planowanie następnych kroków w kierunku rozwoju (na przykład inwestycyjnych).

Archiwizowanie dokumentacji – rzetelne biuro rachunkowe dba nie tylko o sprawy bieżące, ale także o jakościową archiwizację zarówno dokumentów księgowych, kadrowych, jak i podatkowych (dzięki czemu możemy czuć się bezpiecznie w momencie kontroli).

Biuro księgowe – zdalnie czy stacjonarnie?

Zastanawiasz się nad tym, czy postawić na biuro znajdujące się w Twojej miejscowości czy też na takie, z którym możesz współpracować zdalnie? Nie jest tajemnicą, że coraz to więcej przedsiębiorców decyduje się na drugie rozwiązanie – ze względu na szereg zalet, jakie z sobą niesie. Do najważniejszych z nich należą aspekty takie jak:

Elastyczność czasowa i lokalizacyjna – wybierając współpracę zdalną w zakresie prowadzenia księgowości, z powodzeniem skorzystasz z usług biura niezależnie od swojej lokalizacji. Zdalne biura rachunkowe często oferują większą elastyczność w kontaktach i realizacji zadań, co jest korzystne, jeśli często podróżujesz lub prowadzisz firmę w różnych miejscach (nie tylko w kraju, ale i na świecie!).

Oszczędność czasu – brak konieczności fizycznego stawiania się w biurze pozwala na realne zaoszczędzenie czasu, jaki przeznaczylibyśmy na dojazdy. Dzięki możliwości załatwienia spraw online – prowadzenie firmy staje się jeszcze łatwiejsze!

Sprawna komunikacja – telefon, mail, a może SMS? Rozmowy poprzez nowoczesne komunikatory oraz możliwość skorzystania z przemyślanych systemów zarządzania dokumentami online znacząco przyspieszają wymianę informacji między nami, a biurem – co przekłada się również na szybsze rozwiązywanie ewentualnych problemów.

Niewielkie koszty – obsługa zdalna w zakresie księgowości bardzo często jest dużo tańsza od tej stacjonarnej. Jeśli zależy nam więc na zaoszczędzeniu na kosztach, związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, postawmy na księgowość online, która nie nadwyręży naszego budżetu firmowego.

Nie ulega wątpliwości, że wybór biura rachunkowego to ważny aspekt prowadzenia firmy –  niezależnie od tego czy dopiero rozpoczynamy swoją przygodę z biznesem czy poszukujemy biura po przejściach z innymi, nie do końca sprawdzonymi miejscami. Decydując się na podpisanie umowy z konkretnym biurem – zwróćmy uwagę na zakres usług, cennik, kompetencje księgowego oraz kwestię komunikacji, która okazuje się być niezwykle ważna. Jeśli tego potrzebujemy – sprawdźmy, czy wybrane przez nas biuro rachunkowe, oferuje usługi dodatkowe. Pomocne mogą okazać się też opinie dotychczasowych klientów, które ułatwią nam podjęcie finalnej decyzji.

Czytaj więcej:

Pozostałe usługi biura rachunkowego – co wchodzi w ich zakres?

Czym jest ryczałt ewidencjonowany?

Jak efektywnie zarządzać finansami w trudnych czasach?

Biuro rachunkowe – w jaki sposób wspiera działania biznesowe firmy?

Ewidencja ZUS – czym jest?